Home Office quer dizer escritório em casa e apesar de não ser nada novo, o termo se espalhou rapidamente nesses tempos de pandemia, e acabou pegando muitos de surpresa.
O que antes era algo incomum para muitas pessoas, passou a ser uma necessidade real que garantiu a continuação de trabalhos antes feitos em ambientes empresariais.
Também chamado de teletrabalho, o home office surgiu nos Estados Unidos e se popularizou na década de 90, quando tecnologias como a internet, computadores e celulares começaram a se popularizar, possibilitando que as pessoas pudessem se conectar à distância e trabalhar remotamente, de casa ou mesmo de cafés e outros locais.
No Brasil, mais de 10 milhões de pessoas trabalham em casa e devido à crise causada pelo COVID-19, esse número cresceu significativamente devido à necessidade, não à vontade das empresas.
O trabalho pode funcionar de duas formas:
100% Remoto: Sem necessidade de comparecer na sede ou escritório da empresa mesmo que eventualmente.
Home Office Híbrido: Parte do trabalho é feito home office e outra parte é remota/ ou no escritório.
Vantagens
Economia de despesas como transporte e alimentação (Empresa e funcionário);
Autonomia para organizar seus horários;
Liberdade criativa para trabalhar como quiser com foco nos resultados;
Aumento da produtividade e qualidade de vida (Empresa e funcionário);
Convivência familiar.
Desvantagens
Perda de foco com algumas distrações que diminuem a concentração e a produtividade. Ex: Animais de estimação, visitas, redes sociais, telefonemas sem relação com o trabalho, Netflix, entre outros.
Falta de interação com uma equipe de trabalho;
Aumento na carga de trabalho e desequilíbrio na rotina.
Como trabalhar home office?
Pontuamos algumas dicas importantes que podem ajudar você a começar seu trabalho home office ou organizar esse modelo de forma que aumente sua produtividade.
1. Ambiente de trabalho
Ter um ambiente de trabalho adequado é muito importante e pra que tudo flua com tranquilidade, veja alguns requisitos básicos:
Ventilado e se possível perto de alguma janela para receber a luz natural e evitar o uso de luz artificial;
Um local silencioso ou sem ruídos exagerados que tirem a concentração;
Se possível, separe um cômodo da casa para transformar no seu escritório e ter mais privacidade, mas caso não seja possível, escolha um cantinho agradável para transformar na sua estação de trabalho.
Caso não tenha ainda a possibilidade de ter um espaço separado, você pode utilizar a mesa da sala de janta ou uma mesa no ambiente externo.
Na falta de qualquer espaço na sua própria casa, procure espaços de coworking ou cafeterias com ambientes agradáveis que ofereçam conexão de internet, caso seja necessário para desenvolver o seu trabalho.
2. Conversa de Alinhamento
Se você mora com sua família ou outras pessoas, é muito importante realizar uma conversa com para alinhar esse modelo de trabalho, explicando como ele funciona e a necessidade de colaboração de todos.
Deixe claro que você está trabalhando e não pode ficar à disposição e como qualquer outro profissional, precisa de um espaço dedicado à sua profissão.
É bastante provável que as outras pessoas queiram assistir televisão, ouvir música e cozinhar enquanto você trabalha, por isso os barulhos devem ser amenizados.
3. Foco e concentração
Criar esse ambiente sem distrações ajuda a focar nas suas tarefas sem ser interrompido nos momentos de total concentração como: estudos, reuniões online, aulas e etc.
Redes sociais: Desative todas as notificações no computador e no celular.
Crianças: Além da conversa sobre essa nova rotina, você pode combinar os horários de diversão e descontração. Se houver possibilidade, contrate alguém para ajudar com as crianças ou delegue essa responsabilidade para outra pessoa da casa. Caso não tenha apoio, organize tudo que necessita para atender a criança com antecedência e deixe tudo por perto para agilizar nos atendimentos. Preparar tudo antes de começar o trabalho é o ideal, e durante as pausas de descanso dar aquela conferida para checar se está tudo bem ou se algo precisa ser feito como: trocar fraldas, amamentar, dar banho e etc. Dá um pouco mais de trabalho, mas é possível realizar!
Animais de estimação: Deixe os momentos de interação para os seus intervalos. Separe alimento e água para o animal antes de começar a trabalhar.
4. Equipamentos e materiais
Para realizar esse modelo de trabalho, você vai precisar de:
Um notebook ou computador de mesa;
Ótima conexão com a internet (a partir de 10MB é o ideal);
Escrivaninha ou mesa de escritório (caso tenha espaço);
Cadeira confortável;
Materiais de apoio para ajudar na organização: Cadernos de anotação, agenda, canetas, post its, mural para organização de compromissos e ideias.
5. Planejando as tarefas
Trabalhar em casa pode ser muito produtivo se você fizer um planejamento cuidadoso de suas tarefas de trabalho. Pra isso faça o planejamento seguindo a ordem:
Agenda Mensal
Agenda semanal
Agenda diária
Dessa forma você consegue ir preenchendo todo o mês e é possível ver de uma foma mais ampla os dias mais folgados e os mais intensos.
Comece fazendo uma relação de tarefas das mais importantes para as menos importantes.
Faça uma listagem com os compromissos obrigatórios, que precisam ser cumpridos e inclua espaços para coisas secundárias.
Ferramentas: Agenda de papel, caderno, quadro de tarefas, Google Agenda, Trello,
Para notas use post its no seu mural e no modelo digital o Google Keep é uma boa solução.
6. Rotinas e organização
Estabeleça uma carga horária de trabalho diário;
Mapeie seus horários mais produtivos, onde você tem maior concentração, e distribua as tarefas ao longo do dia conforme for melhor para você (manhã, tarde e noite), assim o trabalho rende muito mais;
Nos intervalos realize tarefas que descansem a mente totalmente, tirando o foco do trabalho;
Se arrume de forma confortável mas adequada para se conectar ao trabalho entrando num clima mais profissional;
Mantenha os papéis, documentos e agendas em ordem.
Mantenha uma garrafa com água sempre por perto e se hidrate durante todo o dia;
Durante atividades que não exigem total concentração (de criatividade) ouça músicas agradáveis ou ouça podcasts e palestras; é uma oportunidade de aprender.
7. Realize intervalos
Manter a disposição e a produtividade por uma longo período é algo muito difícil de ser feito, por isso é preciso fazer intervalos regulares.
O ideal é que, a cada 1 ou 2 horas de dedicação, uma pausa de 5 a 15 minutos seja feita.
O que fazer nos intervalos?
Algum tipo de alongamento;
Esticar as pernas até a cozinha para pegar um chá, café ou um lanche leve;
Checar as últimas mensagens do celular;
Ter um momento com os filhos ou com os pets;
pegar um ar ou um banho de sol é revigorante!
Fuja das Redes sociais, os seriados de TV, jogos de videogames, o WhatsApp e outras distrações que podem tomar mais tempo do que o planejado.
Trabalhar home office é uma modalidade que está crescendo devido as facilidades proporcionadas pelas ferramentas web e que permite maior liberdade e ainda o aumento na produtividade.
Qualquer lugar devidamente organizado pode se tornar um escritório e um ambiente de negócios.
E aí, o que está esperando pra começar a trabalhar Home Office e ser altamente produtivo?